Update: Am 06. November 2019 hat das das Bundesministerium der Finanzen eine Nichtbeanstandungsregelung für die Verwendung elektronischer Registrierkassen und POS-Kassensysteme ohne zertifizierte TSE bis zum 30.09.2020 herausgegeben. Jedoch muss die Belegausgabepflicht (gemäß § 146a Absatz 2 AO) ab 01. Januar 2020 eingehalten werden! Somit haben Sie noch etwas mehr Zeit beim Umrüsten Ihres Kassensystems! Vergessen Sie nicht, Ihre Kasse dann auch beim zuständigen Finanzamt zu melden!
Bei Branchen mit täglich großem Bargeldverkehr, wie in der Gastronomie, sieht das Finanzamt genauer hin, um Steuerhinterziehungen zu erschweren und aufzudecken. Daher wurden seit 2017 die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Registrierkassen und POS-Kassensysteme, auch als Aufzeichnungssysteme bezeichnet, immer weiter verschärft.
So stehen auch für das Jahr 2020 Neuerungen ins Hause, über die Sie sich als steuerpflichtiger Unternehmer informieren sollten. Denn Sie sind dafür verantwortlich, dass bei Ihren eingesetzten Aufzeichnungssystemen alles gesetzeskonform abläuft. Andernfalls müssen Sie mit Konsequenzen in Form von Hinzuschätzungen über Anklagen wegen Steuerhinterziehung bis hin zu Gefängnisstrafen rechnen.
Um dies zu verhindern, haben wir für Sie die gesetzlichen Anforderungen der Kassensicherungsverordnung ab 2020 an Ihre Aufzeichnungssysteme leicht verständlich zusammengefasst.
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Ausgangspunkt KassenSichV
Mit dem am 22. Dezember 2016 in Kraft getretenem Kassengesetz „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (BGBl. I S. 3152) wurde erschwert, dass an Kassensystemen nachträgliche Manipulationen durchgeführt werden können.
Durch die unangekündigte Kassennachschau durch das Finanzamt, die ab 2018 gemäß § 146b AO durchgeführt werden darf, wurde bereits eine Maßnahme ergriffen, um bei Zweifeln schnell handeln zu können und möglichen Steuerhinterziehungen vorzubeugen. Bei erkennbaren Mängeln oder Betrug werden diese mit Geldbußen, Hinzuschätzungen oder Steuerstrafverfahren geahndet.
Zudem liefert das Kassengesetz auch die Grundlage für die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV), die ab 01.01.2020 gültig ist. Dabei werden die technischen Anforderungen an Aufzeichnungssysteme gesetzlich noch weiter vorangetrieben, um Bargeldgeschäfte noch manipulationssicherer zu gestalten.
Gesetzliche Neuerungen der Kassensicherungsverordnung ab 2020
Ab 2020 müssen Ihre Aufzeichnungssysteme über folgende neue Anforderungen verfügen/erfüllen oder entsprechend nachgerüstet werden:
- Die KassenSichV erfordert keine Zertifizierung des verwendeten Kassensystems. Lediglich die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) muss gemäß § 146a Abs. 1 Satz 2 AO zertifiziert sein.
- Meldepflicht des verwendeten Kassensystems bis spätestens vier Wochen nach Inbetriebnahme beim zuständigen Finanzamt
- Belegausgabepflicht für jeden Geschäftsvorfall
- Vollständige Einzelaufzeichnungspflicht der Buchungen
Zudem müssen alle Geschäftsbelege digital 10 Jahre aufbewahrt werden. Beim Verstoß gegen die gesetzlichen Anforderungen können Ordnungswidrigkeiten gemäß § 379 AO mit einem Bußgeld bis zu 25.000€ gemaßregelt werden!
Ist die GoBD-Konformität weiterhin erforderlich?
Durch die KassenSichV wird der Manipulationsschutz an Aufzeichnungssystemen gesetzlich geregelt. Durch die GoBD „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ werden seit 2015 Verwaltungsvorschriften des Finanzamtes aufgestellt. Diese Vorschriften müssen auch weiterhin zwingend eingehalten werden, um keine Mängel bei der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung zu begehen.
So ist es weiterhin erforderlich, dass Ihr verwendetes Aufzeichnungssystem GoBD-konform läuft!
Übergangsregelung bis Ende 2023 für nicht gesetzeskonforme Registrierkassen
Sofern Ihr Aufzeichnungssystem alle nachfolgenden Kriterien erfüllt, haben Sie bis 31. Dezember 2023 Zeit dieses nachzurüsten oder zu ersetzen:
- Das Aufzeichnungssystem wurde zwischen dem 25.November 2010 und 31.Dezember 2019 neu gekauft.
- Das Aufzeichnungssystem erfüllt die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.November 2010.
- Das Aufzeichnungssystem ist nicht mit TSE nachrüstbar.
Fazit zu KassenSichV
Seien Sie sorgsam und stets aktuell bei der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an Ihr Aufzeichnungssystem und der korrekten Kassenführung. Nur so entgehen Sie unangenehmen Konsequenzen und können einer möglichen Betriebsprüfung des Finanzamtes mit gutem Gewissen entgegenblicken.
Verlassen Sie sich dabei nicht nur auf die Gesetzeskonformität Ihres Kassensystems, welches regelmäßig über Updates und Schnittstellen angepasst werden kann. Am Ende stehen Sie als Unternehmer in der Pflicht. Seien Sie daher auch bei der Wahl des geeigneten Kassensystems kritisch und beziehen Sie dieses nur bei seriösen Anbietern, die zulässige Systeme für den deutschen Markt anbieten. So ersparen Sie sich viel Zeit, Ärger und unnötige Kosten.
