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Einzelhandel – Kassensysteme & Registrierkassen in Deutschland
Wenn man sich die einzelnen Funktionen der Kassensysteme genauer anguckt, fällt einem schnell auf, dass sich das Kassensystem Einzelhandel im Allgemeinen etwas von den anderen Kassensystemen für die Gastronomie oder für die Dienstleistungen unterscheidet. Wenn Sie selbst ein Ladengeschäft besitzen oder als Mitarbeiter viel mit Kassen konfrontiert sind, egal ob es sich dabei um Lebensmittelgeschäfte, Modeboutiquen oder Drogerien handelt, sind Sie schon von der Notwendigkeit einer exakten undübersichtlichen Arbeitsweise überzeugt und auf eine gut geeignete Registrierkasse angewiesen, welches Ihnen Geld, Zeit und Kundenverlust erspart.
Als Einzelhändler sind Sie dementsprechend auf der Suche nach einer geeigneten All in One Kasse, die genau Ihren Bedürfnissen entspricht und je nach Branche ganz unterschiedlich ausfällt.
Das gut geeignete Kassensystem für den Einzelhandel
Der Markt heutzutage ist größer geworden und jeder Anbieter wirbt damit, dass seine Kassensoftware zu den besten Kassensystemen auf dem Markt gehören. Doch dadurch lässt sich für die Mehrzahl der Einzelhändler die Auswahl für ein gut geeignetes All in One Kassensystem nur schwer finden.
Neben den elektronischen Kassensystemen (auch PC-Kassen oder Touchscreen-Kassen genannt) mit angeschlossenem Rechner kommen immer mehr iPad-Kassen zum Einsatz, bei denen ein Tablet bzw. Smartphone anhand einer installierten Kassensoftware die zentrale Rolle spielt und alle Einstellungen und Programme übernimmt und diese miteinander einfach verbindet.
Ein gutes Einzelhandel Kassensystem soll verschiedene Dienste leisten. Es soll intuitiv und funktional bedient werden können, möglichst viele Kartenzahlungsgeräte akzeptieren, gut aussehen und vor allem für die im Jahr 2017 aktualisierten und eingeführten Regelungen, der „GoBD“ ausgerüstet sein. Diese legen ausgehend von den im Jahr 2001 abgelösten GDPdU fest, welche Bestimmungen für eine mögliche Außenprüfung durch das jeweilige Finanzamt erfüllt werden müssen.
Kassen-Arten für den Einzelhandel
Kassensysteme Einzelhandel gliedern sich im Allgemeinen in zwei Arten auf:
1. Die klassischen Registrierkassen; wo Bondruck, Mini-Display und Geldfach kombiniert sind. Diese Point Of Sale Systeme lassen sich meistens nur mithilfe eines Rechners bzw. einer dazu gehörigen Kassensoftware betreiben und konfigurieren.
2. Die elektronischen Kassensysteme; die nur von einem PC bzw. einer Software gestützt werden und deren einzelne Komponenten dadurch einfach koordiniert sind. Die Funktionen lassen sich in den meisten Fällen direkt über das in der Regel größere Display konfigurieren.
Top Funktionen für Einzelhändler und Dienstleister
Entscheiden Sie nach Ihren Unternehmensbedürfnissen, bei welchen Bereichen Sie Unterstützung benötigen und wählen Sie den Funktionsumfang aus Komplettpaketen, einzelne Modulen oder eine Zusammenstellung aus mehreren Modulen.
Für Einzelhändler und Dienstleister sind die Bereiche Kasse, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Mitarbeiter- und Kundenverwaltung, Marketing und Onlineshop-Anbindung besonders wichtig.
Wichtige Funktionen für Einzelhändler und Dienstleister im Überblick:
Kasse & Buchhaltung
- Schnelltasten und/oder Produktsuche
- Mehrere Zahlungsmethoden/Split-Zahlungen
- Rücksendungen, Rückerstattungen und Guthabenfunktionen
- Verschiedene Zahlmöglichkeiten: Kreditkarte, NFC, Mobile-Payment
- Zahlverkehr
- Rechnungstools
- Beliebige Artikelgruppen
- Frei definierbare Warengruppen
- Warengruppenbericht
- Kassenbuchbericht, Tageskassenbuch
- Tages-, Monats – und Jahresumsatzberichte
- Rechnungsjournal
- Frei festlegbare Mehrwertsteuersätze
- Rechnungskopien
- Stornofunktionen
- Wechselgeldeingabe
- Freie Preiseingabe
- Frei definierbare Artikeltexte
Bestandsverwaltung
- Massenimporte von Produkten
- Produktvarianten
- Lagerbestandsverwaltung
- Bestandszählungen
- Umlagerungen
Mitarbeiterverwaltung
- Benutzerkonten und Berechtigungen
- Zeiterfassung
- DATEV Lohnabrechnung
- Digitale Personalakten
Kundenmanagement & Marketing
- Durchsuchbare Kundendatenbank
- Kundenhistorie
- Benutzerdefinierte Eigenschaften
- Treueprogramm
- Newsletter
- Marketingtools
Berichterstattung
- Dashboard-Übersicht
- Produktberichte
- Mitarbeiterberichte
- Kundenberichte
- Controlling, Auswertungen, Statistiken
- Cloud-Zugang
Wichtige Allgemeinfunktionen
- Onlineshop-Anbindung
- DATEV-Schnittstelle
- Schnittstellen für Zusatzhardware (z.B. Geldschublade, Scanner, Bondrucker, Waage, Kartenterminals uvm.)
- GoBD- und KassenSichV-konform
Warenwirtschaftssystem
Der Begriff Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi bzw. WWS genannt) bezeichnet eine Form von einem computergestützten Verfahren, die die Erfassung und Verarbeitung sämtlicher Warenbestanddaten, die der Steuerung des Warenflusses dienen. Außerdem unterstützen Sie bei der Bestandaufnahme und dem Jahresabschluss.
Aufgaben und Ziele eines Warenwirtschaftssystems
Die Warenwirtschaft verfolgt das Ziel, den gesamten Warenbestand im Einzelhandel-Geschäft bzw. onlineshop zum benötigten Zeitpunkt, in der erforderlichen Menge und Qualität zur Verfügung zu stellen und zwar zu möglichst besten Konditionen und geringen Kosten.
Andere wichtige Teilbereiche der Warenwirtschaft sind die:
- Steuerung des Warenflusses
- Erfassung und Verarbeitung von waren- und kundenbezogenen Daten
- Rechnungsausstellung
- Bestandsaufnahme der vorhandenen Ware (Inventur)
- Allgemeine Statistik
Vorteile vom Warenwirtschaftssystem?
Umfangreichere Warenwirtschaftssysteme bieten viele Vorteile an und tragen zum Geschäftserfolg bei. Unter den zahlreichen Vorteilen zählen die:
- Zeitersparnis bei vielen Arbeitsabläufe, zum Beispiel bei der automatischen Übertragung von Kunden- und Bestelldaten und bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen
- Ordentliche Datenpflege in einem durchgängigen System
- Lagerverwaltung mit mehreren Lagern möglich
- Echtzeit-Auswertungen, beispielsweise zu Lagerbestand
- Bestandsgenauigkeit durch Barcodescanner und Mobile Datenerfassung
Module eines Warenwirtschaftssystems
Ein gutes Warenwirtschaftssystem sollte über mehrere wichtige Module verfügen, vor allem:
- Stammdatenverwaltung
- Wareneingang
- Lagerhaltung
- Retouren-Modul
Inventur-Modul
Statistik: Controlling-Module
Verbindung zwischen Buchhaltung und Kundenbeziehungsmanagement
Einzelhandel Kassensysteme & Finanzamt
Seit Anfang 2017 sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft getreten, die vorschreiben, dass alle Geschäftsvorgänge lückenlos aufgenommen werden müssen. Darüberhinaus müssen alle steuerrelevanten Dokumente für das Finanzamt sogar bis zu 10 Jahre gespeichert werden. Ein GoBD-konformes Kassensystem gilt als die beste Lösung für jedes Geschäft, da veränderbare Dokumente (z.B. via Excel erstellte Dokumente) nicht mehr zugelassen sind.
Anbieter von Kassensystemen im Einzelhandel
Zwar sind auf dem Markt zahlreiche Kassensystemanbieter für den Einzelhandel zu finden, suchen wir Ihnen aber die Top five Anbieter aus, von denen Sie für Ihr Geschäft profitieren können.
HelloCash
Als Einzelhändler haben Sie die Möglichkeit, sich nur für die helloCash Kassen App zu entscheiden und Ihre eigene Hardware einzusetzen oder benötigte Hardware über den helloCash Online-Shop zu beziehen. Somit können Sie sich Ihr Kassensystem nach Ihrem Budget und Bedürfnissen zusammen stellen. (Mehr Infos zu helloCash)
Paymash
Die Paymash-App für iOS und Android bietet Einzelhändlern Kasse, Webshop und Rechnungstool in einem All-in-one-Kassensystem an, also alles was im Einzelhandel benötigt wird.
Darüberhinaus lässt es sich flexibel durch eigene Hardware oder durch Leasing-Geräte erweitern, die von Paymash und Partnern zusammengestellt werden. Somit können Sie über Paymash eine komplette Kassenlösung beziehen, die auch über Kartenlesegeräte verfügt und ein spezielles Rechnungstool anbietet. (Mehr Infos zu Paymash)
Tillhub
Tillhub bietet Einzelhändlern ein Kassensystem mit 20 Jahren Branchenerfahrung bei fortwährender Innovation. Die Kassensystem-App von tillhub ist für das iPad optimiert (iOS basiert). Sie verbindet intelligenter Warenwirtschaft und digitaler Buchhaltung. Wird zur App eine Hardware benötigt, stellt sich bei tillhub ein kundenorientiertes Hardware-Paket vor, wie Bon-, Etikettendrucker, Kundendisplay, Kassenlade, Barcode-Scanner etc. (Mehr Infos zu Tillhub)
QuickBon
Mit QuickBon sind Sie in Ihrem Einzelhandel mit nur wenigen Schritten überall und jederzeit einsatzbereit. Die intuitive Bedienoberfläche erlaubt es jedem auch ohne Einschulung einen Verkauf zu erfassen. Auch die Pflege des Produktkataloges ist kinderleicht. Regelmäßige, vollautomatische Softwareupdates gewährleisten die Einhaltung aller Vorgaben. Für den Verkauf sind weder extra PC, noch Sim-Karte/WLAN/Internet erforderlich. (Mehr Infos zu QuickBon)
LocaFox
LocaFox darf als einer der größten und wichtigsten Kassensystemanbieter in dieser Aufzählung nicht fehlen. Auch hier gibt es zahlreiche Touchscreenkassen, die in IhremLaden passen. Unabhängig von der Art Ihres Unternehmens können Sie Ihre Verkäufe, Ihre Lagerbestände, Ihre Produkte und Dienstleistungen, Ihre Kunden und Ihre Lieferanten verwalten. Tägliche Statistiken helfen Ihnen bei der Analyse dessen, was funktioniert hat und was Sie verbessern müssen. (Mehr Infos zu LocaFox)
Fazit zu Kassensystem Einzelhandel
Eine geeignete und gute Kasse für den Einzelhandel sollte im Vergleich zu dem für die Gastronomie platzsparend und funktional sein, damit einiges an Arbeit abgenommen werden kann. Wenn Sie bei der jeweiligen Kassensoftware auf die Mehrheit der aufgelisteten Punkte achten, sind Sie auf der sicheren Seite, dass Sie mit Ihrem neuen elektronischen Kassensystem zufrieden sind und alles unter Kontrolle haben. Vor allem aber können Sie sicher sein, dass Sie eine etwaige Außenprüfung Ihrer Einnahmen und Ausgaben ohne Stress bestehen werden.
