Das Herzstücke einer jeden Kassenlösung stellt zweifelsohne die Kassensoftware dar. Wenn dabei wichtige Komponenten fehlen, funktioniert das ganze System nicht. Daher sollten Sie von vornherein darauf achten, dass Sie eine Kassensoftware wählen, die nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Ein und dieselbe Software kann bei einem Unternehmen effiziente Erfolge erzielen und bei einem anderen Betrieb total floppen. Damit es Ihnen nicht so ergeht, verraten wir Ihnen, worauf es bei der passenden Kassensoftware-Wahl ankommt.
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Vor- und Nachteile verschiedener Kassensoftwarelösungen
Damit Sie die perfekte Kassensoftware finden können, sollte die Lösung zu Ihrer Branche passen. So wird sichergestellt, dass die gebotenen Funktionen optimal auf die Anforderungen des Tagesgeschäftes abgestimmt sind und dieses erleichtern und optimieren.
Allroundlösungen
Die meisten Anbieter auf dem Markt haben Ihre Kassensoftware als branchenübergreifende Allroundlösung konzipiert, sodass alle Branchen abgedeckt werden. Damit Sie keine unnötigen Funktionen erhalten, können Sie meist Ihre Branche wählen und erhalten die dafür spezialisierten Features.
Branchenspezifische Lösungen
Es existieren auch Anbieter, die sich nur auf eine spezielle Branche spezialisiert haben und dementsprechend auch nur Lösungen für die verschiedensten Bereiche in dieser Branche anbieten.
Die perfekte Kassensoftware sollte Ihnen die Features bieten, die individuell auf Ihr Unternehmen passen. Dies können Sie sowohl bei Allround- als auch branchenspezifischen Lösungen erhalten. Daher eignen sich die beiden Lösungen von Kassensoftware.
Entscheidender ist hingegen, wie der Funktionsumfang für Ihre Branche zur Verfügung gestellt wird. Die Anbieter stellen Ihre Leistungen wie folgt für Sie bereit:
Kassensoftwarepakete
Hier erhalten Sie die Wahl zwischen drei bis vier verschiedenen Standard-Paketen, die sich vom Funktionsumfang und Preis unterscheiden. Hier haben Sie wenig Spielraum, da Sie keine einzelnen Funktionen hinzubuchen können, sondern gleich das ganze Paket wechseln müssten.
Modulare Kassensoftware
Basisfunktionen können mit individuell passenden Zusatzmodulen erweitert werden. So erhalten und zahlen Sie den Funktionsumfang, den Sie auch wirklich benötigen. Kleiner Wermutstropfen: Größere Modulkomplexe sind stets etwas teurer als fertig geschnürte Pakete.
Maßgeschneiderte Kassensoftware
Die meisten Anbieter arbeiten mit vorgefertigten Lösungen, aus den Sie Pakete oder Module wählen können. Wenn Ihnen gewisse Funktionen fehlen, können diese je nach Absprache individuell hinzugefügt werden. Wenn Sie eine komplette maßgeschneiderte Lösung erhalten wollen, erhalten Sie die Perfekte Lösungen, müssen aber mit erheblich mehr Ausgaben rechnen und nicht jeder Anbieter wird Ihne zugeschnittene Lösung zur Verfügung stellen.
Modulare und individuell gefertigte Kassensoftware sind die perfekten Lösungen. So kann Ihr Kassensystem optimal mit den Unternehmensanforderungen mitwachsen. Doch auch Softwarepakete können bei passendem Leistungsumfang effizient eingesetzt werden. Jedoch sind Sie hier eher von der Funktions-Auswahl der Anbieter abhängig.
Welche Eigenschaften zeichnen eine gute Kassensoftware aus?
Während es beim Funktionsumfang je nach Kundenbedürfnisse durchaus große Unterschiede geben sollte, gibt es Kriterien, die wünschenswert für jede Kassensoftware sind:
Rechtskonformität
Ohne die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften können die gebotenen Funktionen noch so hilfreich sein. Beachten Sie, dass Sie dafür haften, dass die eingesetzte Kassensoftware rechtskonform ist. Halten Sie mit dem Anbieter Rücksprache und versichern Sie sich, dass alles GoBD und KassenSichV-konform abläuft. Wenn Sie eine Kassensoftware beziehen, müssen Sie meist die TSE extra dazu buchen, die alle 5 Jahre erneuert werden muss.
Datensicherheit
Web- und cloudbasierte Software rufen in Sachen Sicherheit bei einigen Nutzern Bauchschmerzen hervor. Die Anbieter sind stets darauf bedacht, dass Ihre Daten verschlüsselt übertragen und sicher auf deutschen Servern abgelegt werden. Durch regelmäßige Back-ups, häufige Datensicherungen, strenge Zugriffsrechte und die Einhaltung der DSGVO, garantieren die Anbieter generell hohe Sicherheitsstandards.
Skalierbarkeit
Durch Mitwachsende Kassensoftware schaffen Sie für Ihr Unternehmen mehr Flexibilität. Auch die Kassenhardware sollte sich stets auf das Notwendigste beschränken und leicht erweiterbar sein. Mittels netzwerkfähiger Lösungen können Sie mehrere (mobile) POS-Geräte über eine einzige Datenbank verwalten.
Schnelle & intuitive Bedienung
Vorbei sind die Zeiten von manueller Preiseingabe oder -berechnung. Die Kassensoftware schafft reibungslose Abläufe, d.h. schnelle Buchungen, Bestellungen und schnelle Zahlungen. Übersichtliche Oberflächen und Layouts lassen Touchscreens und Displays, leicht und schnell bedienen. Alle Funktionen sollten leicht zugänglich und für alle Nutzer einfach zu verstehen sein, ohne das lange Einarbeitungszeiten notwendig sind. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter in jeglichen Situation einen reibungslosen Arbeitsvorgang ausführen können.
Schnittstellen
Über offene Programmierschnittstellen (API) können Sie Ihr Kassensystem beliebig erweitern und mit anderen Programmen oder Hardware erweitern. Achten Sie vor allem auf das Vorhandensein einer DATEV-Schnittstelle, um den Austausch mit Ihrem Steuerberater und Co. zu erleichtern.
Serviceleistungen
Neben einem Einrichtungsservice sollte für Rückfragen und Notfälle ein gut erreichbarer und im besten Falle kostenloser Support-Service zugänglich sein. Auch Fernwartungsmöglichkeiten sind vorteilhaft, da so schnell reagiert werden kann.
Welche Funktionen bietet starke Kassensoftware?
Mit moderner Kassensoftware steigern Sie – egal ob Einzelhandel, Dienstleistungssektor oder Gastronomie – Ihren Umsatz durch arbeitsentlastende und strategische Funktionen. All-in-one Kassensysteme bieten Ihnen im Idealfall Kasse, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Onlineshop und Marketingtools in nur einem System. Zu besonders wertvollen Helfern werden digitale Kassensysteme vor allem durch folgende Tools:
Software mit Kassenbuch
Moderne POS-Systeme vereinfachen die Buchhaltung enorm. Alle Umsätze werden automatisch gebucht, der Kassenstand lässt sich jederzeit abrufen und alle Stornierungen und Belege werden unverzüglich übernommen. Zudem können Sie stressfrei alle Daten rechtskonform an Ihren Steuerberater weiterleiten.
Software mit Produktverwaltung
Bereits bestehende Produktkataloge lassen sich importieren und neue Produkte können einfach und schnell per Scan hinzugefügt werden. Eingepflegte Artikel sind direkt von allen verbundenen POS-Geräten aus zugänglich.
Software mit Warenwirtschaft
Verwalten und bearbeiten Sie Ihre Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Waren effizient. Im Gegensatz zu herkömmlichen Registrierkassen werden die Verkäufe sofort mit dem Bestand verglichen und notwendige Nachbestellungen ausgeführt. Gerade mit integriertem Onlineshop ist die Warenwirtschaft als Funktion ein unverzichtbares Tool. So wird die Lagerverwaltung zum Kinderspiel. Durch Verkaufsstatistiken behalten Sie genau im Blick, was bei Ihren Kunden gut angenommen wird und können Ladenhütern entgegen wirken.
Software mit bargeldlosem Zahlen & E-Commerce
Moderne Kassensoftware ermöglicht Ihnen, neben Barzahlungen auch bargeldlose Optionen anzubieten. Dabei können Sie Kartenzahlungen, NFC oder Mobile-Payment-Zahlungen, wie Apple- und Google-Pay, entgegennehmen, welche automatisch bei der Kassenbuchführung erfasst werden.
Binden Sie einen eigenen Online-Shop oder Lieferservice an Ihr lokales Geschäft an und erweitern Sie so Ihren Kundenstamm.
Software mit Kundenbindungsprogramm (CRM)
Verbessern Sie Ihre Kundenbindung in dem Sie eine Kundendatenbank einrichten und hilfreiche Statistiken Ihrer Stammkunden erhalten. Zudem können Sie so noch besser das Kaufverhalten analysieren und gezielte Marketingaktionen starten. Erstellen Sie einfach Gutscheine, Coupons, Rabattaktionen uvm. Über Newsletter, E-Mails und Bonusprogramme können Sie die Bindung zu Ihren Kunden stärken und ausbauen.
Software mit Personalverwaltung
Verwalten Sie alle Mitarbeiter zentral und vereinfachen Sie Zeiterfassung, Dienstplanung, Lohnabrechnung oder Zugangsrechte. Zudem erhalten Sie hilfreiche Berichte und Analysen.
Software mit Controlling
Über Cloud haben Sie in Echtzeit und von überall aus Zugriff auf Ihre Daten, Analysen und Statistiken, die Ihnen die Kassensoftware liefert. So behalten Sie die Kontrolle über Ihr Unternehmen und können direkt eingreifen.
Mit welchen Kosten und Gebühren ist für gute Kassensoftware zu rechnen?
So vielfältig die Anbieter, so verschiedenen sind die Softwarekosten, die auf Sie zukommen können. Einige Anbieter stellen Ihre Basic-Software sogar kostenlos zur Verfügung, sodass nur für Zusatzmodule Gebühren anfallen.
Für Kassensoftware in Kombination mit der passenden Kassenhardware ist mit höheren Ausgaben zu rechnen, als wenn Sie plattformunabhängige Kassensoftware nutzen, die auf kompatiblen Geräten läuft.
Leistungsstarke offene Kassensysteme, bei denen Sie eigene Hardware verwenden und nur die Kassensoftware benutzen, kann bereits ab 30,-€/Monat bezogen werden.
Kassensoftware mieten oder kaufen?
Gerade für neu gegründete Unternehmen oder kleine Firmen ist der Kauf eines Kassensystems mit hohen Anschaffungskosten verbunden. In diesen Fällen lohnt sich das Mieten von Kassensoftware und der Einsatz auf bereits vorhandenen eigenen oder gebrauchten Geräten. Monatliches Mieten lässt Sie auch flexibler entscheiden, ob Sie den Anbieter behalten oder wechseln möchten. Nachteil beim Einsatz der eigenen Hardware ist, dass Sie sich selbst bei Ausfällen und Schwierigkeiten um alles selbst kümmern müssen und keinen Ersatz gestellt bekommen.
Wenn Sie sich für einen Kauf entscheiden, rentiert sich dieser ungefähr nach drei Jahren. Es lohnt sich dabei immer einen Wartungsvertrag abzuschließen, der Updates und Support beinhaltet. Sie sollten auch darauf achten, wie Sie der Anbieter bei der Konfiguration der Software unterstützt und welche Kosten damit verbunden sind.
Miet-Optionen können zwar im Vergleich über die Jahre etwas teurer sein, jedoch bleiben Sie flexibler.
Top Kassensoftware-Anbieter nach Branchen
Kassensoftware für den Einzelhandel und Dienstleistung
Verbessern Sie im Handel Ihre Kundenbindung und vereinfachen Sie bürokratische Vorgänge, indem Sie auf moderne Kassensoftware setzen. Die Auswahl an Kassensoftware ist groß. Zu an Anbietern, die mit leistungsstarken Tools aufwarten zählen u.a.:
- ready2order: Günstige branchenübergreifende Kassensoftware, die bereits ab 24,-€/Monat mit allen Basisfunktionen ausgestattet ist. Optional erweiterbar mit Kassenbuch für 7,50€/Monat. Kartenzahlung, geräteunabhängige und offline Nutzung möglich. 15 Tage kostenlos testbar.
- Kasse Speedy: Die modulare Kassensoftware für Android gibt es als Miet- Lizenz bereits ab 12,-€/Monat. Zudem steht auch eine Kauf-Lizenz zur Wahl. Das Basis-Paket lässt sich durch 5 Zusatzmodule individuell erweitern. Von Kassenbuch bis Onlineshop ist alles dabei.
- flour: Wählen Sie zwischen 2 Paketen “Basic” oder “Complete” und erhalten Sie ein leistungsstarkes Cloud-Kassensystem, welches alle wichtigen Funktionen, auch für Filialisten, bereit hält.
- Tillhub: Die cloudbasierte Kassensoftware für iOS-Geräte lässt sich individuell anpassen und beinhaltet alle Tools und Schnittstellen, die Sie für den Handel benötigen.
Kassensoftware für die Gastronomie
Optimieren Sie Ihren Service und bieten Sie Ihren Kunden schnellere Bestell- und Bezahlvorgänge. Mit folgenden Anbietern erhalten Sie die erforderliche Softwareunterstützung für Ihren Betrieb:
- Lightspeed: Die spezialisierte offlinefähige iPad-Lösung bietet alle notwendigen Feature und Integrationen, auch für Filialbetriebe. Wählen Sie zwischen zwei Paketen “Essentials” oder “Pro” und erweitern Sie diese nach Bedarf mit passenden Add-ons.
- ready2order: Sie können Ihr Basis-Kassensystem mit einem extra Gastro-Paket für 12,-€/Monat erweitern. Durch die geräteunabhängige Nutzung können Sie sowohl stationär als auch mobil arbeiten und effiziente Arbeitsbedingungen schaffen.
- gastronovi: Die spezialisierte Kassensoftware kann geräteunabhängig eingesetzt und durch zahlreiche Module exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Von Kassenbuch über CRM bis zur eigenen Website ist alles vertreten.
- SimplyDelivery: Die Software ist perfekt auf die Gastronomie zugeschnitten und bietet besondere Tools wie Fahrer-App, Anbindung von Selbstbedienungsterminals und Lieferportalen. So kommen auch Franchiser und Lieferdienste auf ihre Kosten. Je nach Anforderung stehen Ihnen dafür 4 verschiedene Pakete zur Wahl.
Mit KassensystemeVergleich.com die passende Kassensoftware finden
Neben den aufgeführten Anbietern gibt es auf dem Markt eine Vielzahl weiterer Kassensoftware. Wir erleichtern Ihnen die Suche und helfen Ihnen dabei den perfekten Anbieter schnell zu finden. Dafür stehen Ihnen auf unserer Website neben direkten Vergleichen auch ausführliche Anbieterbeschreibungen mit den wichtigsten Vergleichskriterien zur Verfügung.
