Offene Ladenkasse! Was ist das und wie gehe ich damit um?
Kleine Einzelunternehmer, Modeboutiquen, Ärzte, Friseure etc. setzen meistens aus Kostengründen auf klassischen Geldkassen. Die Einzelhändler bzw. Kleinunternehmer, die sich keine elektronische Registrierkasse zulegen möchten, müssen ihrer Aufzeichnungsverpflichtung auf eine andere Art und Weise nachkommen und können sich dabei nicht auf die Funktionen digitaler Kassensystem zurück greifen. Daher sind Sie verpflichtet sich selbst ein ordnungsgemäßes Kassenbuch nach den Vorschriften der GoB anzulegen, was mit einem höheren hohen Aufwand verbunden ist.
Was ist eine offene Ladenkasse?
Die offenen Ladenkassen sind heutzutage im Vergleich zu den elektronischen Registrierkassen nicht mehr weit verbreitet, aber gerade bei kleinen Einzelunternehmen anzutreffen. Sie werden auch weiterhin ihre Existenzberechtigung führen, da sie durch das Kassengesetz von 2016 immer noch zulässig sind.
Eine offene Ladenkasse stellt eine offene Barkasse bzw. Schubladenkasse ohne technische Unterstützung dar. Für das Aufbewahren des Bargeldes steht ein Vorratsbehälter, in Form einer Schublade, Geldkassette, Kiste oder Schachtel, zur Verfügung.
Als Kleinunternehmer sind Sie dann verpflichtet täglich einen Kassenbericht anzufertigen. Dabei kann Ihnen der neue Vordruck „Kassenbericht mit Zählprotokoll für eine offene Ladenkasse“ für die Dokumentation und Beweisvorsorge behilflich sein. Dadurch haben Sie einen Leitpfad und Sie haben bei der Führung einer offenen Ladenkasse mehr Rechtsicherheit.
Kassenführung mit der offenen Ladenkasse
In bargeldintensiven Branchen, wie der Gastronomie und im Einzelhandel, herrscht bei der ordnungsmäßige Nutzung von offenen Ladenkassen oft Unsicherheit und es kann leicht zu Fehlbeträgen in der Kasse kommen. Diese wirken sich dann negativ bei der Betriebsprüfung im Rahmen der „Einnahme-Vollständigkeit“ aus.
Bei der Prüfung des Finanzamtes kann es auch vorkommen, dass ein Zählprotokoll verlangt wird. Dabei handelt es sich um eine Liste, auf der die Stückzahl aller vorhandenen Geldscheine und Geldmünzen erfasst sind. Mit dem Umstieg auf eine GoBD-konforme Kasse können solche zusätzlichen Dokumentationen vermieden werden.
Eintragungen in ein Kassenbuch müssen allerdings grundsätzlich täglich vorgenommen werden.Werden Einnahmen nur in einer Summe eingetragen, dann muss das Zustandekommen der Einnahme nachgewiesen werden.
Grundsatz der Einzelaufzeichnung mit :
- Kassenbons
- Kassenstreifen/Journalrolle
- Kassenzetteln
- Vollständige Tagesendsummenbons
Vorsicht: Ein über eine Tabellenkalkulation (Microsoft Excel, StarCalc etc.) erstelltes Kassenbuch ist nicht GoBD-konform, da es jederzeit geändert werden kann.
Inhalt des Kassenberichtes:
Es ist vor allem wichtig zu wissen, dass Der Kassenbestand durch Zählen ermittelt werden muss. Rundungen, Schätzungen oder Berechnung entsprechen nicht den Vorschriften der GoBD.
Die Tageseinnahmen (Tageslosung) berechnet sich wie folgt:
Summe aus gezähltem Kassenbestand bei Geschäftsschluss, Wareneinkäufe, Betriebsausgaben, Barentnahmen und sonstigen Ausgaben wird mit der Summe des Kassenbestandes des Vortages subtrahiert. Dadurch erhält man den Kasseneingang und subtrahiert davon die Bareinlagen und sonstigen Einnahmen. Als Ergebnis erhält man die Tageslosung.
Desweiteren müssen im Kassenbericht folgende Inhalte klar verzeichnet sein:
- Identität des Verkäufers (Name, Firma, Adresse)
- Identität des Käufers (Name, Firma, Adresse)
- Inhalt des Geschäfts (Liefergegenstand, Art der Dienstleistung)
- Zahlungsbetrag (Gegenleistung)
- Steuersätze in % (7% oder 19% Umsatzsteuer)
- Steuerbetrag in Euro
- Gesamtbetrag
Vor- und Nachteile von offenen Ladenkassen
Die Wahl zwischen einer offenen Ladenkasse und einem digitalen Kassensystem muss gut durchdacht werden. Schließlich greifen Sie in der Regel auf Ihr Kassensysteme über einen längeren Zeitraum zurück. Der Vorteile von offenen Ladenkassen, stellen die geringen Anschaffungskosten und eine große Mobilität dar. Zudem können sie auch ohne Stromversorgung betrieben werden. Die Nachteile sind, die höheren Auflagen durch das Finanzamt und das handschriftlich erstellen sämtlicher Belege. Zudem lassen sich die aufgestellten Statistiken und Auswertungen schwerer nachvollziehen, wodurch die höheren Auflagen zustande kommen. Damit ist der Arbeitsaufwand deutlich höher als bei digitalen Registrierkassen und die Transparenz und Sicherheit deutlich schlechter.
Fazit: Digitale Registrierkasse vs. offene Ladenkasse!
Wer auf Nummer sicher gehen will, hat mit einer digitalen Registrierkasse die beste Variante gefunden, um den rechtlichen Anforderungen an Ladenkassen gerecht zu werden. Diese garantieren nämlich nicht nur eine Gesetzeskonformität, sondern unterstützen Unternehmen in der Kassenführung und digitalen Archivierung. Somit nehmen sie Ihnen zeitintensive Arbeitsvorgänge ab und stelle zudem sicher, dass Ihnen keine Unangenehmen Fehler bei der Kassenführung unterlaufen. Wer jedoch trotzdem auf die altbewährte offene Ladenkasse setzt, sollte gewissenhaft mit der Dokumentationspflicht bei Kassenführung umgehen und sich stets über aktuelle Gesetze informieren.
